El programa E-Verify es una herramienta web que dispone el Gobierno federal de los Estados Unidos para las empresas que actúan dentro de su territorio y quieran emplear a un sujeto extranjero, esta herramienta es usada en el momento de una nueva contratación para corroborar si la persona a contratar está autorizada para poder trabajar en Estados Unidos de manera legal. Este artículo informativo tiene como objetivo principal explicar temas como, el funcionamiento del programa E-Verify, que hacer cuando el programa no corrobora la información del sujeto, quienes deben utilizarlo de manera obligatoria, entre otros.

Inscripción al sistema

Para empezar, los empleadores debe registrarse en la Servicio de Inmigración y Ciudadanía (USCIS, por sus siglas en inglés) para usar el E-Verify y se puede hacer de manera gratuita, es importante para el registro en la plataforma tener a la mano el EIN, el cual es el numero de identificación de la empresa ante el gobierno federal. La forma de acceso a la pagina de registro varia con respecto a la razón de ser de la empresa, por lo tanto, es muy importante seguir los instructivos y dar de alta al usuario en el sistema de forma correcta. Además, es importante aclarar que al estar enlazado con el programa E-Verify se acepta un contrato que se conoce como el MOU (Memorándum de Entendimiento, por sus siglas en inglés) que regula el uso que se puede hacer de E-verify.

Cómo funciona el programa

Ahora bien, E-Verify utiliza la información del posible empleado para cada una de las empresas que hacen parte del sistema, la empresa contratante introduce en el programa los datos del sujeto que se quiere buscar, el E-Verify contrasta la información con las bases de datos del Departamento de Seguridad Interna (DHS, por sus siglas en inglés) y de la Administración de la Seguridad Social, y en tan solo un par de segundos se genera un reporte donde da respuesta de si el posible empleado tiene permiso de trabajo en Estados Unidos, de no estar autorizado para trabajar en este país se dará una nota conocida como no confirmación tentativa (TNC, por sus siglas en inglés) que equivale a una no autorización. Es importante destacar que el programa E-Verify solamente se puede utilizar para corroborar información sobre nuevos empleados y no sobre personas que ya estén trabajando en la empresa.

Qué se debe hacer cuando se tiene un TNC

Si se da una respuesta negativa del programa E-Verify con una nota TNC no se puede decir que exista un procedimiento único ya que la obligatoriedad de reportar los hechos o no esta dada por las leyes federales y estatales, lo cual permite enromes diferencias entre empresas y entre estados, incluso en algunos casos puede fallar el contenido de la base de datos por información errónea o no actualizada. Sea cual sea el caso la empresa empleadora tiene dos opciones. I) aceptar TNC, en cuyo caso el empleador dará por terminada la relación entre ambas partes. II) Apelar esa decisión del sistema E-Verify, en este caso el empleador no puede posponer el inicio del trabajo o del entrenamiento, ni tampoco puede suspenderlo o aplazarlo si ya ha comenzado sus labores de la empresa.

Quiénes están obligados a utilizarlo

No se puede establecer una única respuesta ya que varia dependiendo del estado y la actividad económica de la empresa, para intentar establecer un conjunto de las empresas obligadas a utilizarlo se deben establecer algunos supuestos, de facto se puede decir que todas aquellas empresas que trabajen en conjunto con el gobierno o tengan alguna institución gubernamental como cliente debe hacer uso de este sistema, la regla general es que todas las empresas están obligadas, a menos que aplique algunas de las excepciones, como es el caso de que el contrato entre el gobierno y la compañía se extienda por menos de 120 días, o el monto de la obra o servicio sea inferior a $150.000 USD o que el trabajo se desarrolle en su totalidad fuera de los Estados Unidos.

Datos importantes

Para terminar, si usted es empleador y necesita reclutar nuevo personal pero no tiene bien claro si está obligado o no realizar estos procesos de verificación o si tiene alguna duda del proceso se le recomienda trabajar en conjunto una oficina de abogados migratorios especialistas en el tema que le ayuden en esta comprobación y de ser el caso ayudarle con el uso de la plataforma.

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